Termen Memorandum är av latinskt ursprung och när det översätts till spanska betyder det ”något som bör komma ihåg”. Av denna anledning accepterar användningen av konceptet flera användningar. Därför kan man säga att ett memorandum är i dess grundläggande godkännande, en sorts rapport som riktas till en person eller en grupp av dem där något som måste beaktas för en specifik fråga uttrycks. Å andra sidan kan det också definieras som en anteckningsbok eller anteckningsblock där de saker som en person måste komma ihåg i framtiden är nedskrivna. I ett memorandum är det möjligt att utse olika typer av information, som att meddela information i sista minuten, någon speciell begäran etc.
I den diplomatiska världen hänvisar ett memorandum till en kommunikation som är mindre eftertrycklig än minnet och anteckningen, där en rad händelser och skäl som måste beaktas i frågor av större betydelse sammanfattas. Diplomatiska memorandum undertecknas vanligtvis inte av redaktören. Det bör noteras att RAE också klargör att ett memorandum kan hänvisa till en anteckning som skickas för hand till en person inom samma företag eller organisation. Trots det faktum att det rätta ordet är memorandum ersätter människor numera ofta memorandum, en härledning av flertalet av det ursprungliga ordet.
Ett memorandum består av en serie fasta element, i vilka mycket relevanta data måste placeras och att det tack vare dem är möjligt att skilja det från andra informativa och kommunikativa texter. Bland dessa element kan de viktigaste nämnas, såsom: webbplats, datum, till vem det är riktat, ämne, textens text, avsked, signatur, kopia till avsändaren och sidfot, om det behövs.
Det är viktigt att notera att memorandumet inte har ett avslutande stycke, eftersom informationen helt enkelt överförs och slutförs med en signatur och stämpel. Men använde språket för att skriva ett memorandum ska vara formellt att det sänder respekt och väcker vikten av ärendet som skall förmedlas och överföras.
