Etymologin för ordet Archive kommer från latin "Archivum", vilket betyder "domarnas hemvist". Idag är ordfilen avsedd att hänvisa till webbplatsen eller destinationen där dokument som kan skapas av människor eller institutioner lagras och bevaras och av den anledningen kan filerna vara privata eller offentliga.
Det grundläggande syftet med varje arkiv är att kunna lagra, beställa och klassificera dokument så att de kan hittas effektivt och snabbt när de behöver sökas.
I datorvärlden används termen fil (eller fil, från engelska språket) vanligtvis för att hänvisa till en uppsättning data eller digital information baserad på "bitar eller binär information" som kan sparas för att senare användas med hjälp av befintliga applikationer på datorn eller andra tekniska enheter. En datorfil lagras på datorns hårddisk och består av ett namn och tillägget till mappen som innehåller den (exempel: filnamn.ext).
Tänk på att filer inte alla lagras på samma sätt på datorer, en textfil sparas annorlunda än en bild-, video- eller musikfil. Utrymmet de upptar på hårddisken är inte heller detsamma, eftersom deras innehåll är annorlunda. Fördelarna med digitala filer är att de kan flyttas, kopieras, raderas, ändra plats etc. Från våra datorer kan de till exempel delas av sociala nätverk och skickas via e-post.
Det måste dock tas med i beräkningen att arkiven har varit en del av mänsklighetens historia sedan den började registrera sitt liv, eftersom de viktigaste uppgifterna eller dokumenten alltid har lagrats i fysiska arkiv, eftersom det inte fanns någon den teknik du har idag. Dessa dokument lagrades i stora lager, lådor eller hyllor. Även om en av dess största nackdelar är att försämringen av papperet med tiden är oundvikligt och de tappar allt sitt innehåll. Ändå kan vi inte glömma att det finns många böcker och fysiska dokument som har ett symboliskt historiskt värde och av denna anledning kommer vi alltid att försöka hålla dem i bästa möjliga skick.
