Indexering förstås som processen för detaljerad beskrivning av innehållet i en skrift eller ett dokument, huvudsakligen extraherande av nyckelord som på ett adekvat sätt representerar texten. Dess huvudsakliga användning är när filer ska hämtas eller sökas inom ett hämtningssystem, organisation eller lager för att minska sök- och spridningstiden. Det modereras enligt ISO 5963-standarden, som infördes 1985. Specifikt utvecklas ett slags index som hjälper till för varje dokument, som inte bara innehåller ord av stor betydelse i innehållet utan också sammanfattningar av det att uppdelningeneller analys av ämnet. På samma sätt styrs den av en policy som kan variera beroende på vilken institution som använder den, även om dessa alltid beskrivs i speciella handböcker för dem.
I Som i många processer inklusive klassificering och analys av dokument består den av flera steg, som läses noggrant frågan som finns i dokumentet; välj de viktigaste punkterna i ämnet; bryta ner de valda begreppen med specifika ord, eller placera det under ett kontrollerat ordförråd; slutligen upprättas kopplingar mellan de termer som slutligen extraheras från texten. Därför är fri indexering den process där en sammanställning med nyckel termer av ett dokument läggs fram, med den skillnaden att det här, i fasen av att placera den under en kontrollerad vokabulär, är det inte används, men orden föreslås av ämnet som utför aktiviteten eller tas direkt från dokumentet.
