Det är helt enkelt ett utkast till faktura som skickas till en köpare med de specifika uppgifterna som senare kommer att ingå i den ursprungliga fakturan för att informera detaljerna och vänta på godkännande. Proformafakturan är inte ett vanligt dokument utan ett uttalande om säljarens åtagande att marknadsföra specifika varor eller tjänster till köparen.
Till skillnad från det mest kända registreras inte dessa fakturor som kundfordringar hos säljaren och de registreras inte heller som leverantörskonton, det vill säga de ingår inte i redovisningen av ett företag som sådan. I grund och botten spelar den rollen som ett kommersiellt erbjudande eller, i förekommande fall, ett utkast till faktura, som ett köpare-säljaravtal som upprättas som ett åtagande mellan båda innan den slutliga affären görs.
En annan användning som denna faktura ges på kommersiell nivå är som en kupong, som specificerar en operation som ännu inte har slutförts, eftersom kunden inte har fått varan eller betalat för den. För att specificera skillnaden från en vanlig faktura gör proforman det tydligt vad som finns i samma dokument förutom att ha en annan numerisk serie eller den är helt enkelt inte numrerad och kan inte ersättas med en vanlig. Inom rättsområdet används denna faktura som en sista mening för att möjliggöra utvecklingen av en rättslig process. För sin del, inom internationell handel, måste denna faktura levereras till tullen när den faktiska inte är tillgänglig vid leveransen.
Det finns två etablerade grupper i fråga om lingvistik, vilka är:
- Pronominal proforma: det är det mest kända, det tjänar till att tillhandahålla en substantivfras eller en bestämmande om tillämpligt.
- Icke-pronominal proforma: på vårt språk finns ett sådant begrepp inte, men på italienska, franska eller katalanska används det. Funktionen för detta är att ersätta en prepositionsfras, beroende på språk, kan det ha skillnader och särdrag.
De uppgifter som skall sändas i nämnda faktura är följande:
- Datum.
- Namn.
- Säljar-köpare affärsskäl.
- Exakt valör och mängd varor.
- Enhet pris och kvantitet av varor.
- Betalningsform och betalningsvillkor.
- Typ av förpackning.
- Leveransvillkor för varorna.
- Ingen auktoriserad signatur krävs.
- Nämnda data kan skickas i handelsfakturan när beställningen har bekräftats av köparen.
